¡Buenas!

Continuando con la serie de post sobre lo que tenemos en toda la suite de Windows Live, le llega la hora a Microsoft SharedView:

¿Qué es Microsoft SharedView?

Básicamente Microsoft SharedView es la solución gratuita que propone como objetivo el permitir a un determinado grupo de personas compartir de manera muy rápida y sencilla todo tipo de documentos, además de vistas de nuestro propio escritorio, o aplicaciones.

Para los que alguna vez han usado Office Live Meeting, es algo muy parecido, pero con muchas menos opciones personalizables por lo que es una versión gratuita, sin embargo puede ser de muchísima ayuda dentro de una pequeña organización, o grupo de estudio o amigos, ya que solo se necesita disponer de una conexión a internet y una cuenta de correo electrónico y desde cualquier parte podremos organizar pequeñas reuniones y utilizar los recursos que esta gran herramienta nos brinda.

Instalando y configurando sesión en SharedView:

Como siempre, lo primero que debemos hacer es proceder a realizar la descarga e instalación de la aplicación, SharedView se encuentra disponible para descargar gratuitamente desde las páginas de Microsoft en dos idiomas, para más facilidad les dejo los enlaces en Inglés y Español:

Download: Microsoft SharedView (English)

Descargar: Microsoft SharedView (Español)

Ahora lo que debemos hacer es correr el asistente de instalación, que por supuesto correrá perfectamente en Windows XP, Windows Vista y Windows 7, por lo que no deben tener problema para realizar la instalación según el que tengan.
El proceso es muy sencillo, ejecutamos la aplicación y procedemos a aceptar el contrato de licencia:

Después de esto solo debemos proceder a darle al botón “Siguiente” o “Next”, luego seleccionamos dónde queremos crear los accesos al programa sea en el escritorio y barra de tareas o en alguno de los dos (si no seleccionamos ninguno no habrá problemas) y de nuevo “Siguiente” y pasado un momento tendremos SharedView instalado totalmente en nuestro sistema:

Una vez tengamos nuestro SharedView instalado, procederemos a crear nuestra sesión, como verán al ejecutar la aplicación se nos abrirá un panel en la parte superior de nuestras pantallas, parecido a una barra de tareas:

Como ven, tenemos el botón para abrir el menú de opciones a la izquierda, y a la derecha los típicos botones de cerrar y minimizar, además de la opción de ayuda para visualizar el “About” de SharedView, la ayuda en línea del programa y la opción de enviar comentarios sobre el producto.

Por ahora nos concentraremos en la opción que tendremos desde el primer botón, que al presionarlo veremos algo similar:

Como se trata de un servicio que permite conexión en línea, requerimos de un identificador de Windows Live ID (Aunque no es la única opción), que en otras palabras es nuestra cuenta de correo electrónico, preferiblemente y más fácilmente con una asociada a Hotmail, Live, Windows Live entre otras… pero si por el contrario no contamos con correo electrónico de Windows Live Hotmail, no tendremos problemas ya que como todos estos servicios son totalmente interoperables con otros dominios, eso sí hay que registrarlos para crear un nuevo identificador Live ID como se hace con casi todos los servicios de Windows Live, en el caso entonces de que se posea dicha cuenta diferente, pueden realizar el proceso de registro (que bastará con indicar unos pocos datos) haciendo clic aquí.

Importante: En el caso de que al entrar al enlace anterior a registrar su propia cuenta de correo electrónico sea de un dominio propio u otros como Gmail, Yahoo etc. no las deja registrar o se les visualiza así:

Lo único que tendrán que hacer es darle en “O bien, use su propia dirección de correo electrónico” para que les habilite la opción de integrar su propia cuenta:

Hay que tener en cuenta que el hecho de que iniciemos sesión sea con nuestra cuenta de Hotmail, o con la de Gmail, el programa no guardará nada dentro del sistema que pueda comprometer a nuestra seguridad, a no ser de que querramos guardar la contraseña, pero será algo similar al proceso de Loguin que realiza el Windows Live Messenger.

Las ventajas de hacer inicio de sesión, o manejarlo así es que el nombre del participante lo determinará el cómo se tenga cada uno en su nombre para mostrar desde las configuraciones de su perfil, por lo que bastará dar permiso a una cuenta específica y al iniciar con dicha cuenta el nombre de usuario y email siempre será el mismo, además de que cada quien puede crear su propia sesión para compartir con un grupo determinado.

¿No tienes cuenta, internet o sólo quieres entrar a la sesión?

Si por el contrario no tenemos una conexión a internet, o simplemente estamos dentro de una red corporativa o de hogar, y sólo queremos unirnos a la sesión también se puede, y en este caso aunque no estaríamos validados dentro de la sesión, si nos encontraríamos como Invitados, que igual forma podremos aprovechar todos los recursos.
Antes que nada tendremos que tener en cuenta, que para poder unirnos sin hacer Loguin, necesitamos específicamente que alguien cree una sesión, nos envíe la invitación y que además nos acepte para poder ser partícipes de la misma de lo contrario no.

Creando y uniéndonos a la sesión:

Bueno ahora, les mostraré la forma de crear y unirnos de las dos formas a nuestra sesión, ya que las dos conllevan un primer método:

– El que vaya a crear la sesión, es decir el encargado de la reunión, debe primero que todo iniciar sesión como lo mostré anteriormente, los siguiente será darle en el botón de “Iniciar nueva sesión” :

Al darle al botón de iniciar nueva sesión, bastará unos minutos para que nos genere los datos que posteriormente debemos enviar a todos los contactos que queremos que entren a nuestro room, como ven hay dos opciones por medio de un link (Por lo general la forma más fácil ya que basta con iniciar sesión y por el link nos autenticaremos) o por medio de todos los datos de invitación que son el Nombre de la sesión y una contraseña, además de un link de ayuda que también se puede compartir.

Además de esto, podemos ver dos botones en la parte inferior “Copiar instrucciones al portapapeles” que es en resumidas cuentas “Copiar” y “Pegar” al que queremos darle el acceso, o “Iniciar” que nos llevará a la sesión, que sin embargo entrando también podremos seguir creando nuestra invitación, pero cada que la creemos se creará otra contraseña por lo que lo más recomendable es realizar todas las invitaciones antes de iniciar la sesión.

Podemos realizar la opción de copiar al portapapeles para genera un email y enviar la invitación a todos nuestros contactos, o si el contacto quiere entrar a la sesión sin especificar una cuenta, bastará con que tenga instalada la aplicación y darle el nombre de la sesión y el password, para posteriormente validarlo, y que pueda entrar.

Una vez repartidas las invitaciones (Nombre de sesión y contraseña) podemos ahora darle al botón de Iniciar para entrar a conocer nuestra sesión.

Entrando a la sesión:

Así visualizaremos el panel después de iniciada la sesión:

Como ven los cambios con respecto a cuando recién entramos a la aplicación son varios, ahora se visualizan cuatro (4) opciones dentro de la barra:
Participantes: Aquí veremos la cantidad de miembros que se encuentran activos dentro de la sesión, además de que al darle clic nos mostrará todos los nombres, y correos electrónicos, además de quién es el que creador de y el botón para consultar los detalles de la invitación en caso de querer invitar a alguien más:

La visualización es muy sencilla, y sabremos quién es creador de la sesión porque tendrá un dibujo en forma de llave para identificarlo ( en este caso no es difícil porque solo hay uno :))

Ahora si le damos en el botón de “Invitar a otros” nos mostrará el mismo panel que se genera al darle “Iniciar nueva sesión” para enviar y consultar el nombre, y contraseña de la sesión.

Documentos: Aquí una de las partes más interesantes, en esta opción tendremos la posibilidad tanto de subir como de descargar un documento que sería subido por otro asistente, todos pueden compartir sus documentos mientras se está realizando la sesión, lo que generará una manera fácil de interactuar y trabajar sobre un mismo documentos sin necesidad de acudir a otros servicios o herramientas:

Para agregar nuestro documento, bastará con darle en el botón de “Agregar un documento” y nos abrirá el asistente conocido por todos para agregar un documento, imagen u otro tipo de archivo y darlo a disposición de los demás participantes:

Compartir: Como el título lo indica, el principal objetivo en esta parte es “Compartir” ya que desde aquí podremos iniciar una muestra de todo nuestro escritorio u aplicación abierta en tiempo real a todos nuestros participantes, teniendo en cuenta que, solo se puede compartir de a un participante, es decir solo uno irá teniendo el control para poder compartir el escritorio o la aplicación deseada, los demás participantes estarán observando y podrán ver quién está compartiendo actualmente:

Como ven, se visualizará por defecto el uso compartido de escritorio en caso de que no tenga más aplicaciones o ventanas abiertas, en caso contrario podré seleccionar específicamente lo que quiero compartir a los demás participantes y solo eso podrán ver, para iniciar el uso compartido basta con seleccionar qué quiero que vean los demás y darle en el botón “Empezar” o “detener” en caso claro que quiera dejar de compartir sin pasar el control a otra persona, para  lo último obviamente necesitaré que alguien más esté en mi sesión.

Pues bien qué pasa si inicié como participante y quiero tener el control de uso compartido?
Para esto, entraré a la sesión desde otro sistema operativo (Windows 7) estando la sesión principal en Windows Vista ( Por aquello de “incompatibilidad” de Windows Vista… ;)).

Me uniré de manera de invitado, es decir que no he iniciado sesión con ninguna cuenta:

Solo debo indicar el Nombre de la sesión, contraseña (Enviados por el que creó) y especificar mi nombre de usuario “Checho” 😉
Finalmente “Unirme ahora”

Al darle al botón “Unirse ahora” el administrador tendrá que verificar y acceder a aceptar la solicitud de unión de la persona:

Como ven es muy específico a la hora de mostrar el estado de la persona en este caso Invitado, y ya podrá Permitir, Denegar o si le da en la flecha que apunta hacia abajo podrá visualizar la otra opción que sería “Bloquear”, para este caso “Permitir”

Ahora, volviendo al tema del uso compartido, si yo siendo usuario (Checho) quiero iniciar alguna aplicación compartida, bastará igualmente con darle al botón de “Compartir” y visualizar las opciones según lo que tenga abierto:

Verán que en este caso el usuario compartido (Checho) tiene más opciones disponibles para compartir (por lo que tiene más aplicaciones abiertas) así que solo tendrá que seleccionar la aplicación que quiera compartirle a los demás y como los otros que se encuentran en la sesión, dar al botón “Empezar” para mostrar la aplicación o escritorio compartido, en este caso si fuera a compartir Power Point la visualización sería así:

(Compartiendo usuario invitado (Checho), visualización desde el Participante que creó la sesión (Checho Calderón))

Al iniciar el uso compartido de la aplicación de Power Point, solo esa podrán visualizar los demás participantes, si yo quisiera mostrar todo, tendría que darle que quiero compartir todo el escritorio.
Como ven a cada participante le aparecerá igual, toda la captura de la pantalla, el mouse del que la está compartiendo (Con nombre en el puntero para identificarlo) y además de una opción en la parte superior izquierda que dice “Solicitar control”,  por si algún otro participante quiere realizar el uso compartido, en caso de que alguien lo solicite, el que tiene actualmente compartiendo la aplicación o escritorio se le notificará para saber si quiere ceder el uso compartido o no:

En caso de aceptar, el que estaba compartiendo la aplicación (Power Point en este caso) pasaría a ser de los que visualizan el uso compartido por parte del otro participante:

(Compartiendo participante creador de la sesión (Checho Calderón) a participante invitado (Checho))

Así cada que algún participante quiera compartir el escritorio o cualquier aplicación, deberá pedir el control para iniciar el uso compartido y si es aceptado podrá elegir qué quiere que los demás vean, por lo que ayudará a que haya mucha interacción entre los participantes y entre lo que se quiere realizar según para lo que se utilice el SharedView.

Para tener en cuenta que ser el creador de la sesión tiene sus privilegios, y es que él podrá decidir en determinado momento si quiere que el participante que está compartiendo siga teniendo el control, o por el contrario quiere que alguien más o él mismo retome el control del uso compartido, bastará con irse al panel superior donde indica quién tiene el control y con la flecha desplegable asignar el control:

Además que desde el mismo panel superior podría decidir si quiere que algún participante siga estando en la sesión, o por el contrario quiere expulsarlo, para esto solo debe ir al botón de Participantes y con click derecho encima del nombre del usuario podrá seleccionar si quiere que salga de la sesión actual:

Ventana de chat:

Finalmente y como última opción, lo que no puede faltar en toda sesión online, el chat!

Desde la ventana de chat, todos los participantes podrán escribir y se actualizará la misma ventana en tiempo real para todos, es la última opción de la derecha:

Basta con escribir lo que queramos que vean los demás y a todos se les actualizará en tiempo real en esta misma ventana, además de que podremos ver todas las actualizaciones que se han hecho durante la sesión, (escritos, aplicaciones compartidas etc…):

Pero, si nos molesta o sentimos incómodo el chat ahí, podremos darle en la opción de la parte inferior de la ventana del chat en “Desacoplar la ventana del chat” (Undock chat Window) y pasará a ser una ventana más personalizable y con la que podremos mover al lugar que queramos en todo el escritorio:

Nota: Cada quien puede acoplar o desacoplar la ventana del chat, y no afectará a la configuración de ésta que tengan los demás participantes.

Para tener en cuenta antes de usar Microsoft SharedView:

– Sólo podrán participar un máximo de 15 participantes, la aplicación no aceptará más participantes después de llegados los 15.

– No hay audio, por lo que se tendría que interactuar con el Micrófono del Messenger o de otra aplicación por ejemplo para poder escuchar a los demás participantes en caso de que lo quieran.

Bueno, esto es todo por ahora, espero que se animen a probar Microsoft SharedView y sobre todo que les sea de mucha ayuda!

Comentarios bienvenidos…

Si te es de utilidad el post, te agradecería me regales tu voto, siguiendo este post, gracias!

Saludos,

-Checho-